办公室里老张最近差点丢了上个月的报表。他记得存过，可翻遍U盘和电脑都找不到最新版。最后在同事提醒下才想起，自己改完文件后没重命名，只留了个“最终版”和三个“最终版2”“最终版3”，结果备份的时候全混在一起，压根分不清哪个是真最新的。
旧版本不是垃圾，别一股脑删光
很多人觉得备份就是把现在的文件拷一份就完事了，其实漏掉了关键一环——那些被你替换掉的旧版本。比如写方案、做设计图、修照片，每次修改都会覆盖原文件。一旦发现改过头了，或者新版本出问题，回头找旧版才发现根本没留底。
特别是用Word、PS这类软件，自动保存功能往往直接覆盖原路径。你以为点了“保存”就万事大吉，其实历史记录早就被冲掉了。除非你手动另存为不同名字，否则连系统还原都救不了你。
自动备份工具怎么管好旧版本
像Time Machine、FreeFileSync这些工具，其实能帮你留住多个时间点的副本。比如设置每小时同步一次，那同个文件就会在备份盘里生成多个时间戳不同的版本。
以FreeFileSync为例，可以开启“版本控制”模式：
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Config>
<Versioning type="TimeStamps">
<Path>/backup/versions</Path>
<MaxAge unit="days">30</MaxAge>
</Versioning>
</Config>这样每次更新文件，旧版本会按日期存进versions文件夹，保留一个月内的所有改动节点。哪天手滑删了重要内容，直接进去找回前一天的就行。
小技巧：给重要文件加日期后缀
如果你不想折腾复杂工具，最简单的办法是手动管理版本。比如今天改完合同，别直接保存，而是另存为“合作协议_20240405.docx”。明天再改，就叫“合作协议_20240406.docx”。
这招看着土，但在共享文件夹里特别管用。别人一看就知道哪个是最新的，也不会误删还在用的旧版。我们项目组就这么干，连实习生都能快速找到上周客户确认过的那一稿。
数据不怕多备份，就怕你以为备好了其实是空的。那些被你随手覆盖的旧版本，可能正是将来救命的那一份。