公司新上了个报销系统，领导让小李写份使用手册。他一开始想用Word写步骤，写着写着发现流程图对不上文字，修改起来特别乱。后来他换了种方式——用表格来写系统使用手册，结果同事都说‘一看就懂’。
为什么用表格更适合写系统使用手册
系统操作大多是按步骤进行的，每个步骤包含操作动作、界面提示、常见问题。把这些内容拆到表格里，结构自然就清晰了。比如：
<table border="1" style="width: 100%; border-collapse: collapse;">
<tr>
<th style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px; background-color: #f2f2f2;">步骤</th>
<th style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px; background-color: #f2f2f2;">操作说明</th>
<th style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px; background-color: #f2f2f2;">界面元素</th>
<th style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px; background-color: #f2f2f2;">注意事项</th>
</tr>
<tr>
<td style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px;">1</td>
<td style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px;">登录系统</td>
<td style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px;">账号输入框、密码框、登录按钮</td>
<td style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px;">首次登录需修改默认密码</td>
</tr>
<tr>
<td style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px;">2</td>
<td style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px;">进入报销单页面</td>
<td style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px;">左侧菜单 - 费用管理 - 报销单</td>
<td style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px;">需有“费用录入”权限</td>
</tr>
</table>这样的排版，谁看都不会迷糊。特别是新人培训时，拿着这张表一步步跟，不容易漏步骤。
加点颜色和图标更直观
纯黑白表格看久了容易串行。可以给标题行加个浅蓝底色，错误提示那列标成黄色背景，关键操作用红色字体强调。比如“提交前必须上传发票”这种，直接用样式标出来：
<td style="border: 1px solid #ccc; padding: 8px; background-color: #fff3cd; color: #856404;">⚠️ 必须上传发票扫描件，否则无法提交</td>手机端查看时，建议把表格宽度设为100%，避免出现横向滚动条。用内联style控制最稳妥，不用依赖外部CSS。
多人协作时表格也方便
团队一起维护手册，用在线文档的表格功能特别顺手。每个人负责几行，实时更新，历史版本还能回溯。比一堆文档来回传清爽多了。
有次财务部改了审批流程，老手册得全改。换成表格后，只改了三行数据，刷新一下链接，所有人看到的都是最新版。再也不用担心谁拿着过期PDF在瞎操作。
导出打印也不吃亏
有些老师傅习惯看纸质材料。表格格式整齐，打印出来页边距调一调，每页该断的地方加个分页符，出来效果跟印刷的一样。比满屏文字堆在一起好读多了。
写系统使用手册不是写论文，目标是让人快速上手。用表格把信息结构化，比大段文字强得多。下次写手册前，先画个四列表格试试，说不定事半功倍。